Бумажный фиксатор прихода на работу. Приход и уход сотрудников: как приучить персонал к дисциплине. Программное Обеспечение такого типа позволяет учитывать

Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.

Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.

Какие проблемы могут решить АСУРВ

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
значительная финансовая экономия.

Главные принципы действия учетных систем

Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить. Среди них самыми главными выступают:

автоматизированное временное протоколирование;
пространственная фиксация;
информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
сохранение базы данных.

В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.

Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.

Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:

соблюдение графика приходов и уходов;
преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
фиксация переработок;
формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Различные виды АСУРВ

В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.

Организация видеонаблюдения

Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании. Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:

показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
может восстановить картину нужного временного промежутка;
позволяет отслеживать контакты персонала;
дает относительную безопасность от воровства;
оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Минусы для начальства очевидны:

нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
не очень высокая точность при распознавании.

Персоналу обычно приходится мириться с видеонаблюдением, установленным начальством, плюсы в нем могут найти только сотрудники службы безопасности. Остальным категориям пребывание «под прицелом» камер, как правило, не доставляет удовольствия, разве что может просто войти в привычку.

Биометрика

Система учета, ориентированная на биометрических показателях, индивидуальных для каждого сотрудника, основана на принципе идентификации: сотрудник, попадающий в пространство «рабочей зоны», фиксирует момент своего входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора.

В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется голосовая идентификация.

Положительные моменты:

можно точно определить время нахождения в «рабочей зоне»;
практически невозможно подменить пользователя;
почти полностью исключается возможность несанкционированного проникновения на рабочую территорию.

Недостатки биометрической системы:

невозможность отследить эффективность занятости сотрудников (фиксируется только время, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
точность определения местонахождения сотрудника ограничена расположением терминалов системы;
из-за прохождения контроля персоналу приходится отвлекаться и тратить на это дополнительное время;
при большом количестве сотрудников у одного терминала процесс идентификации может сильно затягиваться.

«Карточная» система

Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.

Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.

Соответственно, похожи и минусы: ограниченность зоны контроля, невозможность использования при больших потоках людей, к тому же, в отличие от биометрической АСУРВ, «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче (карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку).

Программные системы

Во многих компаниях основная занятость сотрудников протекает за компьютером, который сам по себе является «учетной машинкой». Он фиксирует время включения и выключения, а также сохраняет в памяти «историю» пользователя. Этими особенностями можно воспользоваться при учете рабочего времени офисных сотрудников.

Работодательские «бонусы» такой АСУРВ заключаются, помимо общих (учет временных интервалов занятости), в возможности четко отслеживать использование рабочего времени, то есть определять, какие именно ресурсы были задействованы каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило.

Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.

Недостатки этой системы:

ограниченная сфера применения;
неприменима для мобильного персонала;
легко осуществить подмену пользователя;
при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.

Системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени

Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.

Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.

Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.

Позитивные стороны такой АСУРВ:

позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
высокая точность определения местоположения;
работает и с большими человеческими массивами;
работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.

Сложности, связанные с такими системами:

достаточно дорогое оборудование;
необходимость постоянного технического обслуживания;
в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.

Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.

На Хабре немало статей посвящено учету рабочего времени, но почти все они касаются систем учета времени и контроля действий сотрудника на ПК. Мы расскажем об оборудовании и системах фиксирующих время прихода и ухода, и рассмотрим вопрос их необходимости.

Часть первая статьи Hard будет посвящена оборудованию, которое используется для физического контроля времени, проведённого сотрудниками на рабочем месте.

Мы рассмотрим все типы систем учета рабочего времени которые с той или иной степенью активности используются на российском рынке.

Почти все системы которые мы рассмотрим будут требовать - монтажа, коммутации оборудования, прокладки проводов, настройки программного обеспечения.

Часть вторая Hardcore будет посвящена вопросу необходимости и этичности использования систем учета рабочего времени. Специально для вас на этот вопрос ответят самые известные российские предприниматели.

Hard

Терминалы регистрации прихода и ухода

Терминалы для учета времени не управляют никакими исполнительными устройствами (турникеты, электрозамки и т.д.). Именно этим обусловлена их низкая цена - от 9 670 рублей . Программное обеспечение почти всегда идет в комплекте.

Логика работы: первая идентификация - приход, вторая - уход. Будет работать при условии, если руководитель решит оплачивать рабочий день только в том случае, если сотрудник дважды прошел идентификацию, когда пришел и когда ушел.

Большинство терминалов в качестве идентификатора используют биометрический признак человека. Чаще всего это отпечаток рисунка кожи пальца, форма лица, венозный рисунок пальца или руки.

Биометрические терминалы самые удобные т.к. идентификатор нельзя потерять, забыть, сломать, словом, он всегда с тобой. В случае с отпечатком пальца основное ограничение это чистота рук, т.к. стекло сенсора запросто можно испачкать, да и погрешность идентификации будет выше.

Для полноты картины добавим, что есть небольшое количество терминалов, которые работают только по бесконтактным картам, но рассматривать их более подробно смысла не вижу, т.к. широко распространенная практика отмечать приход/уход друг за друга сведет их эффект к минимуму.

Мобильный телефон

В данном случае благодаря программному обеспечению , телефон с модулем NFC, по своему функционалу превращается в терминал для регистрации прихода и ухода. Это решение интересно тем, что представлено российским производителем контроллеров для СКУД компанией Промавтоматика , соответственно является частью большого программно-аппаратного комплекса СКУД. В качестве идентификаторов используются бесконтактные карты mifare.

Электрозамок

Не лучший способ организации учета рабочего времени. И здесь он только потому, что в реальности клиент достаточно часто хочет использовать именно его из-за низкой стоимости и минимальных внешних изменений, которые потребуется вносить в интерьер офиса.

При проходе нескольких человек примерно в 90 случаях из 100 прикладывать карту будет один человек, а проходить - естественно, все. С учетом того, что люди приходят на работу и уходят с неё, как правило, в одно время, возникать такое будет сплошь и рядом.

Худо-бедно будет работать при условии, если помещение внутреннее, и если в этом помещении не очень много народу - чем больше количество человек, тем больше будет ошибок в отчетах.

Состав системы и цены

Электронный замок - от 1129 рублей
Программное обеспечение - бывает и платным, и бесплатным, в зависимости от производителя контроллера.
Считыватели - от 562 рублей

Компьютер - от 12000 рублей

В подобного рода системах могут использоваться практически все возможные идентификаторы - отпечаток пальца, венозный рисунок руки или пальца, форма лица, радужная оболочка глаза.

Турникет

Это один из лучших способов организации учета рабочего времени благодаря уникальной его особенности - отсечению проходящих по одному. В результате - получите чистое рабочее время за вычетом всех опозданий, уходов пораньше, затянувшихся обедов и т.д.

Состав системы и цены

Турникет - цена от 32 000 рублей
Контроллер СКУД - цена от 3000 рублей
Программное обеспечение - бывает и платным и бесплатным, в зависимости от производителя
Считыватели - от 562 рублей
Бесконтактные карты - от 16 рублей
Компьютер - от 12000 рублей

Количество нарушений после установки турникета снизится, хоть и останутся сотрудники, которые будут подлезать под турникетом или перепрыгивать, интеграция с системой видеонаблюдения весьма значительно сократит количество желающих совершать такие действия.

Видеокамера

Строго говоря главным действующим лицом, будет не сама камеры а модуль видеоаналитики. Большим преимуществом которого будет безбарьерность, т.е. отсутствие турникетов и запертых дверей.

Контроль активности персонала

Идеальный вариант для тех сотрудников, рабочее место которых точно определено. Это например офисные сотрудники за рабочим столом, рабочие у станка, кассиры, вахтеры, операторы видеонаблюдения, охранники.

5000 рублей

Кроме самого факта наличия сотрудника на рабочем месте, видеоаналитика дает возможность фиксировать активность, что актуально для операторов видеонаблюдения или охранников, которые могут уснуть на рабочем месте.

Распознавание лиц

Вторая модель использования видеоаналитики - система идентификации человека, основанная на распознавании лица.

Модуль программного обеспечения - 314 000 рублей

Учет рабочего времени - не основная функция таких систем, но уже сейчас их можно использовать для автоматической фиксации прихода и ухода.

Hardcore

Все статьи, посвященные учету рабочего времени, на ресурсах, где доступно комментирование, вызывают шквал негативных комментариев. Что интересно, большая часть комментарием сделана в рабочее время.

Стремление любого человека избегать негатива абсолютно естественно, ни чуждо оно и авторам статей об учете рабочего времени, именно поэтому как мне кажется этот важный вопрос оставался без должного внимания.

Тимура Горячев - генеральный директор концерна «Калина»

В заключение отмечу, контроль персонала – не самоцель, а инструмент, актуальность которого в текущих кризисных экономических условиях сильно возрастает.

Теги: Добавить метки

Придерживаться трудового распорядка дня – одна из обязанностей сотрудников. Но к сожалению, не всегда это условие ими выполняется. Сотрудники опаздывают, уходят с работы раньше положенного, покидают свои рабочие места на протяжении дня. Поэтому многие руководители устанавливают системы .

Какие есть системы контроля прихода и ухода сотрудников?

Биометрические системы
Самыми популярными являются биометрические системы. Они не только фиксируют время прихода и ухода сотрудников, но и повышают уровень безопасности компании. Ведь без отпечатка пальца никто из посторонних не попадет внутрь. Поэтому их очень часто можно увидеть в крупных учреждениях или в организациях с повышенным уровнем безопасности.

Но у биометрических систем есть недостаток. Они отмечают время только фактического прихода на работу. Но не каждый сотрудник, придя на работу, сразу бросается в бой. Некоторые любят выпить кофе, поболтать с коллегами и только потом приступить к выполнению своих задач. Это значит, что работа начинается у них с опозданием на полчаса-час.

Программы учета рабочего времени
Большую часть рабочего времени сотрудники проводят за компьютером. Поэтому идеальным инструментом для контроля офисного персонала является .

Программу устанавливают на компьютеры персонала и она фиксирует время начала и окончания работы; используемые ресурсы (сайты, файлы, приложения).

Как это происходит и что это дает руководителю, рассмотрим на примере Yaware.TimeTracker .

Что можно узнать с помощью программы учета рабочего времени?

1. Частоту опозданий

Чтобы вести контроль опозданий, установите в настройках Yaware.TimeTracker время начала рабочего дня. Теперь, если сотрудник начнет работу позже указанного времени – система зафиксирует это и составит “Отчет по опозданиям”.

С его помощью вы можете узнать систематичность нарушений. Просто выберите имя сотрудника и сгруппируйте данные за месяц.

2. Систематичность раннего ухода

О раннем уходе с работы так же легко узнать, как и об опозданиях. В настройках установите время окончания работы. Если сотрудник завершит её раньше –- это будет указанно в отчете “Ушел раньше положенного”.

3. Причины опоздания или ухода раньше положенного

Бывает так, что сотрудники опаздывают или уходят раньше с работы в связи с выполнением рабочих заданий. Например, встреча с клиентом, отправка посылки, покупка авиабилетов.

Если вы включите в настройках офлайн-активность, то сотрудник сможет объяснить причину своего опоздания или раннего ухода. Если он опоздал, то после включения компьютера система выдаст запрос, в котором сотрудник сможет указать причину

и прокомментировать её

Если же сотрудник ушел раньше положенного, то форма запроса появится на следующий день, после включения компьютера.

С помощью программы учета рабочего времени вы не просто знаете, когда сотрудники пришли и ушли, а когда они приступили непосредственно к работе. Это делает её эффективным инструментом контроля прихода и ухода сотрудников в офис.

Попробуйте бесплатную версию Yaware.TimeTracker и убедитесь в этом на практике.

Все организации, которые имеют многочисленный штат, внедряют на производстве разные системы контроля за трудовым процессом, дисциплиной, исполнением служащими прочих пунктов трудового соглашения. Соблюдение дисциплины — важный элемент контроля, от которого зависит продуктивность и экономические показатели компании.

Первичные формы контроля — фиксация рабочего дня сотрудника. Иными словами, специальная служба, ответственное лицо или автоматизированная система ежедневно фиксирует точное время прихода, ухода работников предприятия.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Если в организации принято вести журнал прихода и ухода сотрудников, то этот документ оформляется в виде таблицы и содержит следующие графы:

номер по порядку;
дата;
ФИО сотрудника;
должность;
точное время прихода на работу;
точное время ухода с работы;
личная подпись работника;
количество отработанных часов за день;
примечания с объяснениями возможного опоздания или ухода со смены ранее оговоренного срока.

Многие из перечисленных пунктов могут исключаться или заменяться другими, но количество часов указывается в любом формате этого документа. Этот показатель строго контролируется работодателем.

Табель учета рабочего времени

При всей своей полезности и необходимости организации, журнал учета рабочего времени не является обязательным документом по законодательству РФ. В качестве официального, государство установило другой документ для этих целей — табель рабочего графика.

Табель составляется на основе статистики журнала, являясь обязательным документом, в соответствии с которым государство контролирует исполнение норм Трудового кодекса.

В отчетном табеле указываются выданные ранее номера сотрудников, название организации, проставляются даты. В содержание документа включается информация о явках и неявках, сверхурочные, ночные часы, отметки о пропусках.

Программа учета рабочего времени сотрудников

Современные компьютерные технологии позволяют использовать программное обеспечение для контроля и учета рабочего времени.

Специальный сервис учета рабочего времени может выполнять следующие задачи:

сбор статистических данных;
автоматическая подготовка отчетов, передача их руководителю;
мониторинг времени отдельного специалиста;
хронометраж дня с учетом запланированных пауз, планерок и совещаний.

В случае нарушения работником работы таймера — отключения программы или сдвигания диапазона часов работы, руководитель получает уведомление об этом. Таким образом, система осуществляет ненавязчивый, но строгий и автоматизированный контроль прихода, ухода, выполнения других задач.

Система уменьшает количество конфликтов, стрессовых ситуаций для коллектива. Руководителю не нужно оказывать психологическое давление на работников, а коллектив быстро научится самоконтролю.

Сотрудники всегда изобретательны, когда дело касается нарушения дисциплины. Если приход на работу контролирует вахтер или охранник, он довольно быстро становится товарищем, прикрывающим опоздания. Если на входе стоит турникет – коллеги всегда выручат и проведут карточкой, когда надо.

Биометрические системы усложнили это жульничество. Но даже здесь персонал извернулся: сотрудники просто не начинают работу вовремя. Сначала проводят утренние ритуалы вроде кофе, болтовни на кухне, изучения новостных лент в соц. сетях. А уже потом – через час, полтора – можно приступить к работе.

Решение проблемы

Программа для контроля прихода сотрудников на работу, установленная на компьютеры персонала, будет четко фиксировать кто и когда начинает работу. С её помощью вы будете в курсе не только когда сотрудники приходят в офис, но и через сколько приступают непосредственно к работе.

Как именно это происходит? Мы расскажем вам на примере .

Программа для контроля прихода сотрудников на работу Yaware.TimeTracker

Программа Yaware.TimeTracker фиксирует, когда сотрудник включил компьютер и начал работу. Кроме того, она реагирует на активные действия за компьютером.

Это значит, что если сотрудник запустил компьютер, а сам ушел болтаться по офису, программа отобразит это в отчете «Обзор»:

На нём видно, что сотрудник включил компьютер в 8:51. Но непосредственно к работе приступил уже в 10:00. Целый час потрачен неизвестно на что.

Кроме этого Yaware.TimeTracker фиксирует и опоздания сотрудников. Достаточно указать в настройках программы время начала рабочего дня и все, кто приступил к работе позже, отобразятся в отчете “По опозданиям”:

Задавая фильтры по датам сотрудникам и отделам, вы сможете проанализировать, кто из сотрудников как часто опаздывает и сделать соответствующие выводы о дисциплине каждого из подчиненных.

Но это еще не все

Кроме опозданий программа фиксирует, кто из персонала покинул офис раньше окончания рабочего дня. Информация об этом отображается в отчете “Ушел раньше положенного”:

Как и в отчете “По опозданиям”, в нем можно проанализировать систематичность нарушений, установив фильтры.

Как видите, программа для контроля прихода на работу поможет отследить не только опоздания персонала, но и когда сотрудники приступают непосредственно к выполнению своих обязанностей.

Кроме этого, вы также сможете контролировать, кто из персонала уходит с работы раньше установленного времени.

У вас есть возможность убедиться в эффективности Yaware.TimeTracker бесплатно. Заполните короткую форму регистрации и