Юридическая сила эцп. Где может применяться электронная подпись. Как получить электронную цифровую подпись

ФЗ от 6 апреля 2011 года прията юридическая сила ЭЦП. Согласно принятым положениям, подпись имеет вид простого изображения. С ее помощью разрешается подписать юридический документ, договор купли-продажи или аналогичную документацию.

Применение электронного образца подписи подтверждает согласие ответственного лица на услугу или заключение соглашения. Сила и значимость ЭЦП имеет признание наравне с собственноручно подписанным вариантом.

Использование ЭЦП упрощает вопросы документооборота. Ее сила позволяет ускорить процесс передачи информации о согласии стороны на услугу или действие. Применима подпись в случаях, когда поддерживается система приема/передачи цифровой электронной подписи.

Изображение имеет силу, если оно правильно зарегистрировано и внесено в реестр. Провести эти действия рекомендуется не самостоятельно, а обратившись к специалистам. Это исключит ошибки при создании образца, гарантированно утвердит юридическую силу заложенной информации.

Что придает юридическую силу ЭЦП

Разберем вопрос, что подтверждает юридическую значимость электронной подписи. Справка: электронная подпись - это изображение или группа символов/цифр, позволяющие подписать юридический цифровой документ или поручение.

Важно разделять два понятия: сила и значимость подписи. Информация на бумажном носителе представляет самостоятельный объект. Нанесенный вручную на нее опознавательный знак призван подтверждать его достоверность. Процесс его создания не оспаривает достоверность причастности ответственного лица.

Цифровой вариант подразумевает возможность вмешательства третьих лиц. Только применение сертифицированного ключа подтверждает отношение субъекта к формированию документа. Иметь доступ к зашифрованным данным может только владелец или ответственное доверенное лицо.

Именно благодаря внесению в систему электронного документооборота (СЭД) данных о владельце договор, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу. Он позволяет достичь договоренности между сторонами о признании равнозначности бумажного и цифрового носителя. В этом заключается сила электронной формы подписи.

Формализованные документы

В СЭД формальными документами считаются:

отчетность

счета-фактуры

трудовой договор с
сотрудником, работающим на
удаленной основе

истребуемые
документы, их опись

Юридическое значение подпись принимает в случае соответствия формату и соблюдения условий оформления подписи. Необходима передача электронной информации строго по протоколам. Если после проверки подтверждается достоверность поставленного знака, договор официально признается. Формат подписи должен отвечать правилам регистрации квалифицированной ЭП (КЭП).

При получении подобного договора сторона имеет право на проверку через соответствующие системы. Зашифрованная подпись на информации (КЭП) по умолчанию считается равной собственноручному созданию документа. Она имеет юридическую силу, признается наравне с рукописным вариантом. Подобный электронный договор с изображением подписи, юридическая сила которого признается значимой, регулируется государством.

Неформализованные документы

Признанная юридическая сила электронной подписи формата КЭП подтверждает, что ответственное лицо создало документ собственноручно. Таким образом, носитель является официальным.

В список формального документооборота входят категории:

договоры

доверенности

листы-визитки

чек-листы и т. д

Подобные варианты разрешается подписать простым видом или неквалифицированной подписью. Все лица, причастные к созданию ЭДО, заключают предварительные соглашения о взаимном подтверждении согласия на юридическую силу и значимость подобной подписи.

Необходимым условием является заключение соглашения от обеих сторон. В нем прописывается формат носителя, условия оформления реквизитов и их содержание. Учитываются все детали, нюансы и мелочи. Именно это соглашение позволяет признать достоверность или недостоверность изображения в ходе определения его правовой силы.

Равноценность ЭЦП с бумажным документом

Для многих актуален вопрос, имеет ли силу электронная подпись наравне с бумажным вариантом. Юридическая сила признается за носителем, если он содержит соответствующие реквизиты.

При необходимости рукописный вариант сравнивается с зафиксированными в базах данных образцами из паспортного стола и налоговой инспекции. Для ЭП это отдельная база, в которой содержится полная информация о владельце. Эти данные заносятся при регистрации цифрового автографа, должны иметь полный перечень сведений без ошибок и неточностей. Именно поэтому рекомендуется обращаться к специалистам, чтобы избежать несоответствий.

Составленная по всем правилам подпись приравнивается к рукописному варианту. В зависимости от тонкостей оформления и назначения ее можно применять в создании договоров, соглашений и др. Законодательством признаются электронные носители, в которых проставлены необходимые реквизиты.

Наша компания предоставляет услуги регистрирования и оформления ЭЦП. Гарантируется быстрое и грамотное заведение баз данных. Наши специалисты проведут всю операцию, от сбора реквизитов до установки на ваш ПК.

Оформленная нами электронная подпись имеет юридическую силу и распознается без ошибок. Если вы хотите иметь цифровую подпись, вам достаточно подписать с нами договор на выполнение работ. Стоимость услуг имеет демократичные рамки.

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила ?

От бумажного к электронному документообороту

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный. Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Реквизиты, определяющие юридическую силу

Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

наименование вида документа (кроме писем);
порядковый номер;
наименование организации,
дата регистрации;
место разработки и подписания;
электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

Защита корреспонденции

Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

Частные случаи

Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности. Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

Что дальше?

Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал , облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.

Олег Беззубцев

Сегодня сложно найти специалиста в области информатизации или телекоммуникаций, который бы не знал, что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП). Однако мало кто осознает, что само по себе использование этой технологии только создает предпосылки для организации юридически значимого электронного документооборота. Точно так же как технология производства бумаги или авторучек – это лишь возможность организовать традиционный бумажный документооборот. Что необходимо предпринять, чтобы обмен электронными документами с ЭЦП стал столь же привычным, как и документами на бумажном носителе?

Закон об ЭЦП
Принятый в 2001 году Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» предусматривает условия правового использования электронной цифровой подписи при организации обмена электронными документами. И хотя данный закон вводит (кстати, впервые в отечественной юридической практике) собственно понятие «электронного документа», он не охватывает своим регулирующим воздействием все правовые стороны применения таких документов. У Закона более узкая задача – «обеспечение правовых условий использования ЭЦП в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Собственно, выделение этой узкой сферы регулирования и позволило подготовить указанный законодательный акт.
Проблема регулирования одним нормативным документом всего многообразия отношений, возникающих при внедрении электронного документооборота, представляется практически неразрешимой. Электронный документ – лишь частный случай документа вообще, а закона о документе нет ни в российской, ни в какой-либо иной цивилизованной правовой системе. И одна из основных причин этого – многообразие документов.
Традиционный бумажный документооборот основывается в значительной мере на нормативных актах инструктивного уровня, которых накопилось уже великое множество. Вместе с тем в российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» признает ЭЦП, выработанную на основе асимметричного криптографического преобразования, и отражает особенности использования только такого типа электронной цифровой подписи в электронном документообороте1. Основной вопрос применения асимметричной криптографической системы – это вопрос доверия к открытому ключу партнера, который в процессе доведения его до получателей может быть модифицирован или сознательно подменен. С правовой точки зрения принадлежность открытого ключа ЭЦП, опубликованного или полученного из общедоступной информационной системы, конкретному физическому лицу, от которого он якобы исходит, требуется доказать. Для этого необходимо наличие третьего независимого субъекта электронного документооборота, который на свой риск подтвердит принадлежность открытого проверочного ключа конкретному субъекту, претендующему на это. Такое доверенное лицо (третий субъект), которое берет на себя обязанности удостоверять в информационной системе принадлежность открытого ключа (а стало быть, и пары «открытый – закрытый» индивидуальных ключей) конкретному пользователю системы в соответствии с законом, называется Удостоверяющим центром (УЦ).
Следовательно, вопрос нормативного обеспечения юридической значимости электронного документооборота в конкретной информационно-телекоммуникационной системе условно подразумевает две мало связанные между собой задачи:
- создание необходимых правовых условий для того, чтобы электронные документы, подготовленные пользователями этой системы, имели юридическую силу;
- создание инструктивных документов, регламентирующих жизненный цикл подготовленных, циркулирующих и хранящихся в системе электронных документов, которые имеют юридическую силу.
Суть второй задачи вытекает из понятия «документооборот». Обычно под «оборотом» подразумевается весь цикл существования юридически значимого документа в системе: его создание, передача, прием, хранение, архивирование и уничтожение, а также его учет на всех этапах. В традиционном бумажном документообороте все перечисленные вопросы, за исключением вопросов придания юридической значимости документам, как правило, решаются на уровне ведомственной или корпоративной инструкции. Первая задача имеет общезначимый характер и в общем случае должна решаться на основе нормативных актов законодательного уровня.

Документы бумажные и электронные
Традиционный документ на бумажном носителе имеет две составляющие – материальный бумажный носитель и зафиксированную на нем информацию. Бумажная основа связывает смысловую часть документа (собственно информацию) с дополнительными фрагментами текста, называемыми «реквизитами» и служащими для идентификации как документа, так и физического лица, которым данный документ создан или подписан. Именно так определяется понятие «документ» в законе: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»2.
Документирование информации проводится по строго определенным правилам. Основные из них изложены в ГОСТе 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТе 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Эти ГОСТы предусматривают в сумме 31 реквизит, но не все они признаются обязательными. Главным является собственно текст документа. Поэтому любые сведения, изложенные на бумаге в виде связного текста, без каких-либо дополнительных реквизитов уже могут рассматриваться как документ. Но для придания документу юридической силы одного текста недостаточно. Необходимы также такие важные реквизиты, как дата и подпись.
Традиционный документ на бумажном носителе будет иметь юридическую силу только при наличии:
- текста документа;
- даты его создания или подписания;
- подписи конкретного физического лица.
Свое отношение к полученному традиционному документу на бумажном носителе человек формирует на основе двух составляющих:
- аутентификации документа, то есть принятия решения о доверии к документу на основании целостности носителя и не вызывающих сомнений реквизитов, включающих дату исполнения и подпись исполнителя.
- корректности содержания, то есть сопоставления смысла документа и условий и/или обстоятельств его создания.
Аутентичность документа и корректность его восприятия составляют основу однозначного толкования его передающей и получающей сторонами, а также, что не менее важно, третьей независимой стороной, уполномоченной на разбирательство конфликтов, которые могут быть вызваны этими документами.
К сожалению, в России нет нормативных актов законодательного уровня, определяющих понятие «электронный документ». Более того, в современной юридической практике существуют несколько совершенно разных подходов к его определению. Наиболее четким представляется определение, сформулированное в 2000–2001 годах при формировании блока так называемых электронных законопроектов: «Электронный документ (документ в электронной форме отображения) – информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, способная быть преобразованной в форме, пригодной для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты (реквизиты) идентификации (и возможно аутентификации) документа».
Если проводить параллели между технологиями восприятия традиционного документа на бумажном носителе и электронного документа, то на первом месте по-прежнему проблема его аутентификации или проверки подлинности и корректности его содержания.
К основным угрозам электронного документообмена при взаимодействии отправителя и получателя электронного документа относятся:
- нарушение целостности электронного документа;
- нарушение неотказуемости электронного документа;
- нарушение адекватности отображения электронного документа.
Реализация этих угроз может привести к ряду конфликтов между участниками электронного документооборота:
- отказ от факта приема (получения) или передачи (отправки) электронного документа;
- опротестование содержания и/или времени приема или передачи электронного документа;
- отказ от авторства электронного документа.
Следовательно, для организации электронного документооборота необходимо применять дополнительные меры обеспечения аутентичности, контроля доступа, целостности и идентификации информации. В качестве таких средств используются криптографические методы защиты информации, а именно технология ЭЦП.

Хэш-функция
Реализация электронной цифровой подписи на основе использования криптографической технологии связана с вычислением так называемой хэш-функции защищаемого электронного документа, которая представляет собой уникальное число, получаемое из исходного документа путем его преобразования с помощью сложного, но известного алгоритма (хэш-функции).
Хэш-функция чувствительна к всевозможным искажениям исходного электронного документа, то есть изменение (искажение) хотя бы одного знака в исходном документе приводит в среднем к искажению половины знаков хэш-значения. Кроме того, она устроена таким образом, что, во-первых, по хэш-значению документа нельзя восстановить исходный электронный документ, а во-вторых, практически невозможно отыскать два различных электронных документа, которые обладали бы одним и тем же хэш-значением.
Схема формирования электронной цифровой подписи под электронным документом его создателем (отправителем) предусматривает вычисление хэш-функции этого документа и шифрование этого значения посредством секретного ключа отправителя.
Результатом шифрования и является значение ЭЦП как реквизит электронного документа, которое пересылается получателю вместе с этим документом.
Таким образом, электронная цифровая подпись жестко увязывает содержание документа и секретный ключ для формирования ЭЦП и делает невозможным изменение документа без нарушения подлинности данной подписи.
Функции ЭЦП
Поскольку электронная цифровая подпись – средство защиты информации, предоставляющее возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронного документа, то ЭЦП должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:
- подтверждать, что подписывающее лицо сознательно подписало электронный документ;
- подтверждать, что документ подписало именно подписывающее лицо и только оно;
- ЭЦП должна существенно зависеть от подписываемого документа, в том числе от имеющихся в нем отметок времени;
- подписывающее лицо не должно иметь возможности отказаться впоследствии от факта подписи электронного документа.
Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» определяет ЭЦП как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».
Скрепление электронного документа цифровой подписью и проверка ее корректности требуют от пользователей системы защищенного электронного документооборота ряда сознательных действий:
- по применению собственного закрытого ключа и запуска той функции пользовательского программного обеспечения, которая ответственна за создание цифровой подписи;
- или сознательного извлечения из хранилища сертификата ключа отправителя, сопоставления его со списком отозванных сертификатов и сознательного запуска функции пользовательского программного обеспечения, ответственной за подтверждение подлинности ЭЦП под электронным документом.
Такие действия физического лица могут служить основанием для возникновения правовых отношений, например при даче распоряжений или совершении сделки, что в принципе позволяет (с учетом высокой гарантии того, что цифровая подпись принадлежит подписывавшей стороне) организовать юридически значимый электронный документооборот в любой сфере жизнедеятельности общества и материального производства.

Электронные документы, ЭЦП и право
Основой для применения электронных документов, заверяемых электронной цифровой подписью, служат следующие законодательные и нормативные акты Российской Федерации.
Гражданский кодекс РФ. Часть 1. Глава 9. Статья 160. Письменная форма сделки4
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Гражданский кодекс РФ. Часть 1. Глава 28. Статья 434. Форма договора5
Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Гражданский кодекс РФ. Часть 2. Глава 45. Статья 847. Удостоверение права распоряжения денежными средствами, находящимися на счете6
Договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом.
Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации». Статья 5. Документирование информации
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ.
Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Официальные материалы Высшего Арбитражного Суда РФ
Письмо от 24.04.92 № К-3/96, в соответствии с которым «Высший Арбитражный Суд РФ считает возможным принимать по рассматриваемым делам в качестве доказательств документы, заверенные электронной подписью (печатью)».
В Письме от 19.08.94 № С1-7/ОП-587 указывается: «В том случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью».
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»
Основная цель данного Федерального закона – обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При этом закон обеспечивает правовую основу для использования электронных технологий, определяет права и обязанности автора подписи, технологию удостоверения подписи, условия использования ЭЦП в электронных документах органами государственной власти и государственными организациями, а также юридическими и физическими лицами.
В законе устанавливаются:
– основные права и обязанности обладателя электронной цифровой подписи;
– правовой статус удостоверяющих центров, их функции;
– требования к сертификату ключа подписи, выдаваемому УЦ;
– состав сведений, содержащихся в сертификате ключа подписи, срок и порядок его хранения;
– порядок ведения реестров сертификатов.
Закон определяет отношения удостоверяющих центров с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, который ведет единый государственный реестр сертификатов ключей подписей УЦ, предусматривает также порядок защиты прав лиц, использующих ЭЦП в процессе электронного обмена документами, и условия приостановления действия и (или) аннулирования сертификата ключа подписи.

Комплект документов для Удостоверяющего центра
В соответствии с пп. 36, 37 Положения и п. 4 Инструкции, утвержденных Приказами ФАПСИ от 23.09.1999 № 1587 и от 13.06.2001 № 1528, использование сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты конфиденциальной информации (СКЗИ) осуществляется лицами (юридическими и физическими), имеющими соответствующую государственную лицензию. Лицам, не имеющим такой лицензии, услуги по криптографической защите их информации с использованием СКЗИ предоставляются лицензиатами на основании договора.
Следовательно, Удостоверяющий центр, предоставляющий услуги по криптографической защите конфиденциальной информации иным субъектам автоматизированной системы юридически значимого электронного документооборота, должен быть связан с организациями – участниками этой системы договорными отношениями. При этом условия оказания УЦ таких услуг всем участникам системы электронного документооборота должны быть стандартными (одинаковыми).
В комплект необходимых для функционирования УЦ нормативных, распорядительных документов входят:
1. Договор присоединения согласно ст. 428 ГК РФ (формуляр), предусматривающий порядок и условия предоставления и пользования услугами центра.
2. Порядок разрешения конфликтных ситуаций, связанных с использованием технологий ЭЦП и шифрования в электронном документообороте, который является неотъемлемой частью Договора на обслуживание.
В соответствии с письмом Высшего Арбитражного Суда РФ от 19.08.1994 № С1-7/ОП-587 при рассмотрении споров, связанных с договорами или иными документами, подписанными цифровой (электронной) подписью, арбитражный суд должен оперировать материалами договора, в которых описана процедура порядка согласования разногласий. В случае отсутствия в таком договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказывания подлинности договора и других документов арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью.
3. Взаимоувязанные нормативные распорядительные документы автоматизированной системы (АС), Удостоверяющего центра и участников системы электронного документооборота, которые создаются с учетом эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации.
Согласно п. 2 «Требований к заявителю на право установки (инсталляции), эксплуатации сертифицированных шифровальных средств и предоставления услуг по шифрованию информации при защите информации по уровню «С», на предприятии, осуществляющем эксплуатацию сертифицированных средств криптографической защиты информации, должны быть специально разработаны и утверждены руководством документы, регламентирующие «вопросы обеспечения функционирования и безопасности СКЗИ».
Данные документы должны предусматривать:
- права и обязанности Удостоверяющего центра, других организаций – участниц АС, а также их должностных лиц, имеющих прямое отношение к электронному документообороту;
- порядок размещения, установки, хранения и использования СКЗИ у пользователей АС, иных средств защиты информации, используемых в АС, а также эксплуатационной документации к ним;
- порядок генерации, учета, распространения, хранения и уничтожения криптографических ключей пользователей системы электронного документооборота;
- порядок подключения пользователей к АС и прекращения их обслуживания системой электронного документооборота;
- порядок ведения конфиденциального документооборота; порядок расследования фактов нарушения режима конфиденциальности обрабатываемой в АС информации, фактов нарушения правил использования СКЗИ и мер по устранению последствий указанных нарушений;
- порядок организации и осуществления контроля лицензиатом в области криптографической защиты информации, выполнения остальными участниками системы электронного документооборота требований по обеспечению защиты информации с применением СКЗИ.

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

соответствие формату, утвержденному государством,
передача документов в соответствии с регламентом,
квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно двумя способами:

Подписать . Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
Подписать простой или .

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
В специальных программах для создания и

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
более высокая компактность архивов;
более простой контроль информационных потоков;
большая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рис 4 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности.

электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на Рисунке 4.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на Рисунке 4.

Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

Рисунок 6- Преимущества электронного документооборота

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице, и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.