Гарантийное письмо и его составление. Как правильно составить гарантийное письмо – нюансы заполнения гарантийного письма

Гарантийное письмо является одним из документов деловой переписки между партнерами. Таким документом одна сторона по договору дает гарантию на исполнение определенных действий (оплата, выполнение работ) перед другой.

В законе отсутствуют нормы, на которые необходимо ориентироваться при составлении текста письма. Однако, в условиях деловой переписки, сформированы устоявшиеся правила при написании гарантийного письма.

В деловой корреспонденции полученные письма фиксируются секретарем, обязательно проставляется входящий номер для документа.

Предназначение

Основное назначение письма состоит в заверении своего делового партнера в том, что работа, указанная в договоре подряда будет непременно выполнена. Часто в тексте письма указываются конкретные сроки исполнения работ.

Ситуации, когда необходимо его составление

Гарантийное письмо может составляться как отдельно, так и в ответ на письмо-претензию со стороны заказчика. Такое письмо представляется второй стороне, если есть необходимость подтвердить свои намерения относительно выполнения работ по контракту. Подрядчик этим письмом может также указать конкретные сроки окончания исполнения работ или услуг, если они просрочены. Стоит сказать, что получение Заказчиком письма не обязывает принять условия, изложенные Подрядчиком или Исполнителем.

Гарантийное письмо не является двусторонним документом в отличие от дополнительного соглашения к договору или контракту, подписываемого сторонами. Однако в судебной практике в разрешении споров существуют дела, в которых информация, содержащаяся в этом документе, учитывается при вынесении решений.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок составления данного письма

Требования

Гарантийное письмо оформляется на листе формата А4, как правило, на одном. Этот документ может быть написан на фирменном бланке организации или при его отсутствии обычном листе, заверенном печатью организации.

Этот документ имеет одну структуру. В зависимости от конкретной ситуации изменяется лишь текст письма.
Письмо о гарантиях на исполнение работ помимо подписи руководителя компании подразумевает подпись ответственного лица (заместителя директора, прораба и т.д). Стиль написания - сугубо деловой, не должен содержать лирических отступлений.

В тексте письма используются следующие обороты :

ООО «ХХХ» гарантирует выполнение…;
«Настоящим письмом гарантируем…»;
«Настоящим письмом ООО«ХХХ» гарантирует…».

Гарантийное письмо состоит из:

Шапки документа, в котором содержатся реквизиты компании-отправителя, исходящий номер, адресат).
Текст –гарантия.
Заключительная часть с подписями ответственных лиц.

Обязательные пункты

Гарантийное письмо направляется стороне на фирменном бланке организации.

При этом оно должно включать :

Реквизиты компании, дату и исходящий номер.
Получатель письма. Здесь может указываться как непосредственно лицо, которому оно адресуется (руководитель), так и компания-получатель (юридическое лицо).
Сам текст письма с указанием сроков выполнения работы или графика.
Автор в обязательном порядке указывает должность и свои данные (фамилия, инициалы), ставится подпись.
Печать.

Приложения

Как правило, гарантийные письма направляются без приложений. Но при необходимости в приложении можно указать график проведения работ с указанием срока сдачи по каждому объекту или этапу.

О необходимости составления гарантийного письма и акта сверки рассказано в следующем видеоматериале:

Особенности составления некоторых видов

Выполнение строительных работ

При выполнении строительных работ по контракту Подрядчик может гарантийным письмом гарантировать соответствие проводимых работ на объекте нормам Госта или СНИП. Такое письмо показывает добросовестность подрядчика.

Выполнение работ подрядчиком

При выполнении работ подрядчиком в гарантийном письме может указываться срок выполнения работ по договору: « Настоящим письмом ООО «Строймонтажинвест»гарантирует выполнение работ по договору № от 01.01.2015 года в срок до 31.06.2015 года.

Смещение сроков

В случае нарушения сроков сдачи объекта или выполнения ремонтных работ подрядчик вправе направить заказчику гарантийное письмо о выполнении работ. В нем он может указать сроки , в течении которых планируется сдача объекта, указать причины задержки исполнения договоренностей по контракту.
Таким образом, письмо в первую очередь составляется для подтверждения намерений подрядчика или обоснования задержки сроков и указания окончания действий своих обязательств по договору.

Убедить партнера, что оплата поступит своевременно после поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, поможет гарантийное письмо об оплате. Оно является разновидностью деловой переписки между организациями и подтверждает намерения оплаты в будущем, после предварительного исполнения обязательств партнером по сделке. Гарантийное письмо является основанием для внесения в договор такого условия оплаты, как отсрочка платежа. Составлением данного документа могут заканчиваться преддоговорные переговоры.

Прежде чем написать гарантийное письмо об оплате, ознакомьтесь с правилами его составления. В крупных организациях имеются специальные инструкции по делопроизводству, которые содержат обязательные требования к оформлению деловой переписки. Существуют программы, которые облегчают делопроизводство в организации и предлагают систему управления документооборотом с разработанными формами документов. Если у вас небольшая компания и нет локальной инструкции по делопроизводству, рекомендуется применять общие правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов ».

Возьмите фирменный бланк организации или поставьте угловой штамп с реквизитами вашего предприятия на листе бумаги слева. Справа вверху напишите адресат, кому вы отправляете письмо. Если вы не знаете, кто конкретно занимается финансовыми вопросами в организации, ваше письмо будет адресовано компании в целом. Ее наименование пишите в именительном падеже. Если указываете должность и ФИО получателя, то в дательном падеже. Наименование организации входит в должность. Затем следуют инициалы и фамилия. Если полностью, то в такой последовательности: фамилия – имя – отчество. Обращение «господину» (сокращенно «г-ну») является необязательным, но подчеркнет уважительное отношение. Слева указываете исходящий номер и дату документа, под ними пустой реквизит для входящего номера и даты получения. Ниже по центру по старой привычке многие указывают название документа – гарантийное письмо об оплате. По современным правилам название не указывается. Далее сдержанно и объективно изложите суть письма. В конце подпись руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

Смотрите на нашем сайте.

В тексте письма укажите сумму и сроки оплаты, предмет договора (какой товар, работа или услуга), банковские реквизиты и юридические адреса сторон сделки. В конце текста используйте фразу «оплату гарантируем».

Используйте официальный стиль изложения, простые конкретные предложения. Не употребляйте причастные и деепричастные обороты. Избегайте расплывчатости фраз и долгих рассуждения. Иначе ваш адресат не поймет суть вашей просьбы или усомнится в ваших гарантиях. Доброжелательность и искренность помогут настроить партнера на принятие утвердительного решения в вашу пользу. Жаргон, архаизмы (устаревшие, неупотребляемые слова) и двусмысленные слова не для деловой переписки. Пишите грамотно и без ошибок. Обычно принятие важных решений требует быстрой доставки информации. Почтой письма идут долго. Поэтому письмо вначале отправляют факсом. Получатель использует факсовую копию, пока не придет оригинал документа почтой. Распространен обмен письмами посредством интернета. Оригинал документа с печатями и подписями сканируют и отправляют через е-mail.

Правильно составленное гарантийное письмо об оплате и добросовестное исполнение взятых обязательств создаст хорошую репутацию вашей компании и будет залогом выгодного долгосрочного сотрудничества с деловыми партнерами.

В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.

По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Гарантию часто используют в претензионном (досудебном) порядке разрешения споров. Когда долг образовался и есть основания подачи иска в суд, но с помощью гарантийных обязательств, происходит так называемая отсрочка платежа до определенного срока. Этот инструмент закреплен в статьях 619, 715, 723, 480 Гражданского кодекса РФ, которые дают должнику дополнительный срок для устранения нарушений условий договора (например, условий об оплате).

Так в каких же случаях стоит составлять гарантийное письмо? Этот вопрос решается по соглашению сторон. Одна из сторон в обязательном порядке вправе потребовать предоставить им гарантийное обязательство (например, когда поставка товаров осуществляется в кредит или не по предоплате).

В большинстве же случаев, гарантии все-таки составляются при нарушении сроков исполнения денежных обязательств, когда неплательщик, пытаясь избежать судебного разбирательства, направляет своему кредитору данный документ. Также в нередких случаях указанная гарантия пишется в ответ на претензию о погашении долга.

К примеру, поставщик направляет в адрес покупателя претензию с требованием оплатить сумму долга по поставленному товару, с указанием того, что должник в определенные договором сроки свои обязательства не исполнил.

Действующим российским законодательством общеобязательных требований к составлению и сущности гарантийного письма не предусмотрено, тем не менее, они имеют юридический характер.

Однако, правильно и квалифицированно составлять данные письма должен уметь каждый деловой человек.

В данной статье предполагается рассмотреть особенности и правила составления (оформления) гарантии по оплате задолженности.

Основные требования

Составляя данную гарантию, нужно с полной ответственностью и серьезностью подойти к составлению его текста. Его содержание должно быть четким и понятным, язык деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Указывая сроки, в течение которых обязательства будут погашены, необходимо осознавать свои материальные возможности. Ведь в случае неисполнения гарантии, вы можете понести убытки в виде судебных издержек, пенни, штрафов.

Текст гарантийных писем в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:

Наименование организации, ФИО лица – отправителя.
Реквизиты отправителя (ИНН, КПП).
Юридически и фактический адрес отправителя.
Наименование организации, ФИО лица, которому оно адресовано – получателя письма.
Указание вида обстоятельств или изложение всей сути предоставляемых адресату гарантий, сроки исполнения, сумма задолженности (указывается прописью и цифрами), график погашения задолженности, номер и дату договора, по которому возник долг.
Гербовая печать компании-отправителя. В том случае, если у составителя письма нет печати (у физического лица или индивидуального предпринимателя), достаточно только его подписи.
Наличие подписи руководства и главного бухгалтера.
Дата составления документа.

При написании письма формулировка «гарантийное письмо» не принципиально должна встречаться в тексте.

Будет также нелишним (и к тому же это вызовет доверие со стороны кредитора), если в письме будут указаны штрафные санкции за невыполнение обязательств в оговоренный срок.

Какие формулировки использовать при подготовке гарантийного письма

Чтобы как можно правильнее сформулировать суть заверения, необходимо знать какие формулировки наиболее четко его отразят.

Самыми подходящими будут слова и выражения:

Гарантируем.
Обязуемся выплатить сумму долга.
Оплату в срок подтверждаем.
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии ).
Своевременную оплату гарантируем.
Настоящим даем гарантию.

Образцы заявлений

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Настоящим письмом обязуемся погасить в срок до 15 июня 2016 года имеющуюся задолженность по договору поставки непродовольственных товаров № 132/ТК от 20.01.2016 г. по оплате за поставленный товар в размере 123 466 (сто двадцати трех тысяч четыреста шестидесяти шести) рублей, с учетом НДС. Оплата будет производится равными частями ежемесячно:

до 15.04.2016 г. – 41 155 руб.
до 14.05.2016 г. – 41 155 руб.
до 15.06.2016 г. – 41 156 руб.

Генеральный директор __________________ /А.Н. Иванов/

Образец № 2

ПИСЬМО ОБ ОПЛАТЕ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

В связи с тяжелым финансовым положением на предприятии из-за задержки финансирования со стороны заказчика, в настоящее время перед вашей организацией образовалась непредвиденная задолженность по договору субподряда № 567/2015 от 17 ноября 2015 года в сумме 670 000 (шестьсот семьдесят тысяч) рублей. В свою очередь гарантируем, погашение долга в полном объеме в срок до 30 декабря 2016 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1% от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Директор _______________В. Л. Соболев

Главный бухгалтер _______________И. В. Писарева

Образец № 3

10.05.2014 г. между нашей организацией и Вами был заключен договор аренды нежилого помещения № 678-56. Действительно, согласно акту сверки от 30.06.2015 г. у нашей организации образовалась задолженность по оплате арендных платежей и коммунальные услуги за июнь и июль 2015 г. в сумме 60 000 рублей. В свою очередь, просим извинения за ненадлежащее выполнение взятых на себя обязательств (по причине блокировки расчетного счета налоговой службой) и гарантируем в срок до 30.09.2015 г. погасить всю образовавшуюся задолженность в полном размере. Также гарантируем в будущем не нарушать условия заключенного между нами договора.

Директор ______________/В.И. Иванов/

Договоры имеют древнюю природу. Издавна порядок и размер оплат выступали существенными условиями, без которых договор не считался заключённым. Да и получение прибыли, по сути, есть главная цель хозяйственного контракта. Репутация нечестного плательщика могла преследовать должника из года в год и отталкивать от него потенциальных клиентов и партнеров.

Что гарантирует письмо?

В современном мире добрая репутация столь же ценна для хозяйственника, как и в древнюю эпоху. Впрочем, неплательщики бывают разные: злостные и вынужденные. Первые постепенно становятся притчей во языцех в деловых кругах и от них отгораживаются осведомлённые дельцы. Вторые - заложники неких непредвиденных обстоятельств, когда нет никакой возможности погасить обязательство в срок. Вероятно, именно для второй категории гарантийное письмо кредитору может стать достойным выходом из сложившейся ситуации.

Образец гарантийного письма об оплате является прежде всего деловым документом некоммерческого толка. Его нельзя предъявить к оплате, с его помощью невозможно списать средства. В письме всего лишь подчёркивается добрая воля должника и его готовность выполнить договорённости в кратчайшие сроки.

Письмо гарантирует, что контрагент настроен дружески, осознаёт свою просрочку, но не может выполнить соглашение в срок по независящим от него причинам, а часто и вследствие форс-мажорных обстоятельств.

Когда необходимо гарантийное письмо

Законодательством не установлено, когда обязательно нужно составить такой документ, ведь гарантийное письмо не имеет силы сделки. Сделка всегда порождает или прекращает обязанности или права, а гарантийное письмо носит лишь информационный и дипломатический характер.

Когда нужно и когда не обязательно составлять гарантийное письмо, стороны решают по соглашению между собой. Вероятно, стоит написать такое обязательство, когда ваш партнёр настаивает на этом. Также должник может попытаться уговорить контрагента отсрочить судебное разбирательство, гарантировав ему оплату долга с приложением графика рассрочки.

Кредитору следует отчётливо понимать несколько моментов:

получив на руки гарантийное письмо должника, вы отнюдь не обеспечиваете взыскание долга в будущем, ведь предоставленный документ не имеет юридической силы и может рассматриваться в суде лишь как одно из косвенных доказательств наличия долга;
гарантийное письмо для проведения оплаты не примет ни один банк - это не поручение собственника о списании средств, а лишь обещание заплатить их в будущем.

Должнику также желательно учесть следующее:

Получение вашим адресатом гарантийного письма и даже благосклонный ответ на него не лишают кредитора возможности всё-таки пойти в суд. Так что не удивляйтесь, если вам придёт повестка на заседание.
Даже если вы попали в сложное финансовое положение, постарайтесь исполнить гарантийные обещания в срок - берегите свою репутацию. Вряд ли вам поверят ещё раз.

Как написать гарантийное письмо

Образец гарантийного письма об оплате можно найти в справочниках деловой документации и пособиях по бизнес-общению. Оформить такой документ по силам не только юридически подкованному профессионалу, но и талантливому предпринимателю или менеджеру, желающему сохранить отношения с бизнес-партнёром и урегулировать вопрос, не доводя дела до суда.

Форма гарантийного письма об оплате - свободная, заполняется в зависимости от конкретных нужд отправителя. Как и в любом деловом документе, здесь существуют неотъемлемые реквизиты и обороты.

Образец гарантийного письма об оплате услуг

Далее конкретно поговорим о самом документе. Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого будет рассмотрен ниже, является одним из примеров подобного документа. Он вполне подойдет для разработки гарантийных писем и по другим направлениям.

Председателю правления

АО "Вихрь"

Ветрову А. А.

ул. Скобаря, 61,

г. Тмутараканск.

Уважаемый Александр Александрович!

Между нашими компаниями 31.10.2011 был заключён договор на консультационные услуги, который ежегодно пролонгировался и своевременно исполнялся нашими сторонами.

Однако по не зависящим от нас обстоятельствам оплату за услуги, предоставленные Вашей стороной в марте и апреле 2015 года, мы не можем произвести своевременно. В подтверждение этого направляем Вам копии решений суда и постановлений судебного пристава о взыскании сумм ущерба в пользу третьего лица.

Гарантируем погашение задолженности в срок до 01.06.15, о чём немедленно Вас известим.

Надеемся на понимание с Вашей стороны и на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Приложение: копия решения суда о взыскании задолженности;

копия постановления судебного пристава об аресте банковского счета.

С уважением,

Директор ЧП фирма "Чух"

Лаптев В. В.

Является ли гарантийное письмо частью договора?

Как уже было сказано, гарантийное письмо не является сделкой, а, скорее, односторонним подтверждением намерений об оплате задолженности в будущем. Образец гарантийного письма об оплате дал нам достаточно чёткое представление о звучании и направленности этого документа.

Специальная оговорка в гарантийном письме также не превратит его в часть договора, обязательную для обеих сторон, ведь договор - это всегда многосторонняя сделка, всеми согласованная, подписанная и скреплённая печатями. Гарантийное письмо является актом доброй воли: контрагент может его принять, а может и проигнорировать.

Обязательные реквизиты

Гарантийное письмо составляется по шаблону деловых документов и должно быть солидным, продуманным и обоснованным. Образец гарантийного письма об оплате оформляется на бланке компании и содержит следующие разделы:

"шапка" с указанием должности, фамилии и инициалов руководителя компании-адресата;
местонахождение компании, к которой обращено письмо;
затем идут дата и исходящий регистрационный номер гарантийного письма - номер добавит солидности и достоверности;
далее следует изложение ситуации со ссылкой на договор, по которому образовалась задолженность, с указанием причин просрочки и определением чётких сроков погашения долга;
если есть документы, подтверждающие изложенное, можно приложить их заверенные копии к письму;
если есть приложения, они указываются перечнем перед подписью;
после составления письма, его подписывает первое лицо компании или его полномочный заместитель. При этом "с уважением" прописывается от руки;
желательно после подписи руководителя указать фамилию и телефон исполнителя, с которым, при необходимости, можно связаться и уточнить спорные вопросы.

Вот и всё, гарантийное письмо готово!

Гарантийное письмо об оплате (образец) для чего необходим документ, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма об оплате задолженности и выполнении работ

Что такое гарантийное письмо, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма. Гарантийное письмо представляет собой документ, который подтверждает намерения одной стороны выполнить определенные действия в пользу другой стороны или как пример, намерения придерживаться каких-либо условий по отношению к другой стороне. Грамотно написанное гарантийное письмо – залог Вашей уверенности в его исполнении.

(кликните, чтобы открыть)

Письмо-гарантия – что же это?

Гарантийное письмо об оплате (образец) — это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

В гарантийных письмах от имени юридического лица всегда должны быть нужные реквизиты и подпись руководителя.

Обязательные реквизиты для юридического лица:

Наименование организации и его реквизиты
Необходимые контактные данные
Суть обращения в письме
Дата подписания
Печать организации, а также подпись ответственного лица

Реквизиты для физических лиц:

Паспортные данные и адрес проживания
Суть обращения в письме
Подпись

Оформление документа

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени , оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Образцы написания документов-гарантий

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).